Trình tự thực hiện

Khi trẻ em sinh ra mà không được đăng ký khai sinh theo đúng thời gian quy định thì phải thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn.

Bước 1: Người đi đăng ký khai sinh điền tờ khai (hoặc tự viết theo mẫu); chuẩn bị hồ sơ; nộp tại Bộ phận “tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính”.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, đúng theo quy định thì viết phiếu hẹn trả kết quả cho công dân.

+ Trường hợp hồ sơ còn thiếu , không hợp lệ cần bổ sung thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm viết giấy hướng dẫn công dân bổ sung , hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp việc thực hiện  thuộc thẩm quyền của cơ quan khác, cán bộ một cửa hướng dẫn công dân tới cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận một cửa chuyển hồ sơ tới bộ phận chuyên môn xử lý theo quy định.

Bước 4: Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa, bộ phận chuyên môn xử lý, trả kết quả theo đúng thời gian quy định.

+ Trường hợp cần xác minh hoặc cần bổ sung hồ sơ, bộ phận chuyên môn thông tin tới bộ phận một cửa để kịp thời thông báo cho công dân hoặc hẹn lại thời gian trả kết quả (nếu cần).

Bước 5: Sau khi nhận kết quả từ bộ phận chuyên môn, bộ phận vào sổ và trả kết quả cho công dân theo phiếu hẹn.

Cách thức thực hiện

Cách 1: Người có yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận 1 cửa – UBND cấp xã.

Cách 2: Trường hợp người có yêu cầu không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng ký hộ tịch nộp hồ sơ thì có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay.

Chú ý:

1. 1.    Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ,
2. 2.    Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con , anh, chị,em ruột của người được ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ.

Thành phần hồ sơ

1. A.     Đối với trẻ sơ sinh

Giấy tờ phải nộp

1. Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu).
2. Giấy chứng sinh.

+ Trường hợp trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng.

+ Trường hợp  trẻ sinh ra ngoài cơ sở y tế, không có người làm chứng thì người đi khai sinh làm giấy cam đoan về việc sinh là có thật.

Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho người khác phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ)

Hoặc Giấy khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn (trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Giấy tờ phải xuất trình:

1. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch của người mẹ hoặc người cha và người được ủy quyền (nếu trong trường hợp ủy quyền).
2. Sổ hộ khẩu; sổ đăng ký tạm trú của người mẹ (hoặc người cha).
3. Giấy chứng nhận kết hôn của bố và mẹ trẻ.
4. B.     Đối với người đã thành niên/trẻ em đã lớn không còn giấy chứng sinh: 

Giấy tờ phải nộp:

1. Tờ khai đăng ký khai sinh.
2. Giấy chứng sinh được thay thế bằng các giấy tờ cá nhân như : Chứng minh nhân dân/ Hộ khẩu/Học bạ/Bằng tốt nghiệp/Lý lịch cán bộ/ Lý lịch đảng mà trong đó các giấy tờ có sự thống nhất về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh..

Chú ý:

-          Trường hợp cá nhân không có các giấy tờ nêu trên, có thể cho công dân viết cam đoan về lời khai đồng thời có trách nhiệm về cam đoan của bản thân mình.

-          Các giấy tờ nêu trên công dân có thể nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc nộp bản có chứng thực.

1. Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho người khác, phải bằng văn bản và phải được công chứng, chứng thực theo đúng quy định pháp luật).

 Hoặc Giấy khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn (trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) của người yêu cầu đăng ký hộ tịch

Giấy tờ phải xuất trình:

1. Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch  (của người được ủy quyền – nếu trong trường hợp ủy quyền).
2. Giấy chứng nhận kết hôn của bố và mẹ ( nếu có).

Số lượng

- 01 bộ

Thời hạn giải quyết

-        Giải quyết ngay sau khi nhận hồ sơ hợp lệ.

-        Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

-        Trường hợp cần xác minh thì thời hạn nói trên được kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Đối tượng thực hiện

1. Trẻ em sinh ra thuộc các trường hợp sau trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh mà không thực hiện việc đăng ký khai sinh thì phải đi đăng ký khai sinh theo thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn:

-        Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cả cha và mẹ là công dân Việt Nam.

-        Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư tại nước ngoài (đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã nơi cha hoặc mẹ cư trú trong thời gian ở Việt Nam).

-        Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định, lâu dài tại Việt Nam.

-        Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam (đăng ký khai sinh tại UBND cấp xã nơi cư trú của người là công dân Việt Nam).

-        Trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú trong nước còn người kia là người Việt Nam định cư tại nước ngoài và xuất trình được hộ chiếu còn giá trị sử dụng của Việt Nam.

1. Người đã thành niên hoặc trẻ em chưa thành niên mà chưa thực hiện đăng ký khai sinh.

Cơ quan thực hiện

-         Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND cấp xã

1. A.               Đối với trẻ em đăng ký khai sinh quá hạn 

+  UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú.

+ Trường hợp người mẹ không có nơi thường trú hoặc có nơi đăng ký thường trú nhưng sinh sống ổn định, lâu dài hoặc lao động tại nơi đăng ký tạm trú thì đăng ký khai sinh tại nơi người mẹ đăng ký tạm trú.

+  Trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ (không có thường trú và tạm trú) thì đăng ký khai sinh tại nơi người cha cư trú.

Trường hợp không xác định được nơi cư trú của cả cha và mẹ thì đăng ký khai sinh tại nơi trẻ em đang sinh sống thực tế.

1. B.               Đối với người đã thành niên

+ UBND cấp xã nơi có thẩm quyền đăng ký khai sinh như đối với trẻ em.

+ Hoặc UBND cấp xã nơi người đó có cư trú.

Cơ quan trực tiếp thực hiện: Cán Bộ Tư pháp – Hộ tịch.

Kết quả thực hiện

        - Giấy khai sinh (bản chính)

        - Trường hợp từ chối, phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

Lệ phí

- Miễn lệ phí

Mẫu đơn, tờ khai

- Tờ khai đăng ký khai sinh (Mẫu: TP/HT – 2012 – TKKS.1)

Yêu cầu điều kiện

1. Trẻ em sinh ra trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh mà chưa thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh thì phải đăng ký khai sinh theo thủ tục quá hạn.
2. Người đã thành niên mà chưa đăng ký khai sinh.

Căn cứ pháp lý

1. Nghị định 158/2005/NĐ – CP. ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.
2. Nghị định 06/2012/NĐ – CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về hôn nhân và gia đình, hộ tịch và chứng thực
3. Thông tư 01/2008/TT – BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số quy định của Nghị định 158/2005/NĐ – CP..
4. Thông tư 08a/2010/TT – BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sửa dụng sổ và biểu mẫu hộ tịch.
5. Thông tư 05/2012/TT – BTP ngày 23/5/2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 08a/2010/TT – BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sửa dụng sổ và biểu mẫu hộ tịch.
6. Quyết định 12/2009/QĐ – UBND ngày 09/01/2009 của UBND TP Hà Nội  về việc thu lệ phí hộ tịch trên địa bàn thành phố Hà Nội

Mẫu Tờ khai đăng ký khai sinh

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ KHAI SINH

        Kính gửi: ⁽¹⁾................................................................................................

Họ và tên người khai: ............................................................................................................

Nơi thường trú/tạm trú: ⁽²⁾.........................................................................................................

Số CMND/Giấy tờ hợp lệ thay thế: ⁽³⁾......................................................................................

Quan hệ với người được khai sinh: ...........................................................................................

Đề nghị⁽¹⁾...............................................................đăng ký khai sinh cho người có tên dưới đây:

Họ và tên:...................................................................................... Giới tính:...........................

Ngày, tháng, năm sinh: ............................................(Bằng chữ:..............................................

..................................................................................................................................................)

Nơi sinh: ⁽⁴⁾.……………………………………………………………… ………………….

Dân tộc: ................................................................  Quốc tịch: …………………………..

Họ và tên cha: ………………………………………………………………………………

Dân tộc:  ………………………. Quốc tịch:  ........................Năm sinh ............................

Nơi thường trú/tạm trú: ⁽²⁾…………………………… ……………………………………

Họ và tên mẹ: …………………………………………………………………………….

Dân tộc: ........................ ......Quốc tịch: ....................... .Năm sinh …………….…………….

Nơi thường trú/tạm trú: ⁽²⁾……………………………………………………………………

Tôi cam đoan lời khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình.

                                Làm tại: ……………………., ngày ........... tháng ......... năm ..............

Chú thích:

⁽¹⁾ Ghi rõ tên cơ quan đăng ký khai sinh.

⁽²⁾  Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú và gạch cụm từ “tạm trú”; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì gạch hai từ “thường trú” và ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú.

⁽³⁾ Nếu ghi theo số CMND, thì gạch cụm từ “Giấy tờ hợp lệ thay thế”; nếu ghi theo số Giấy tờ hợp lệ thay thế thì ghi rõ tên giấy tờ, số của giấy tờ và gạch cụm từ “CMND”.

⁽⁴⁾ Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện thì ghi tên bệnh viện và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: bệnh viện Phụ sản Hà Nội). Trường hợp trẻ em sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: trạm y tế phường Sài Đồng, quận Long Biên, thành phố Hà Nội).

Trường hợp trẻ em sinh ra ngoài bệnh viện và cơ sở y tế, thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh), nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: xã Vân Côn, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội).

⁽⁵⁾ Chỉ cần thiết trong trường hợp người đi khai sinh không phải là cha, mẹ.