Thủ tục số 12: Bổ sung hộ tịch

Trình tự thực hiện

Bước 1: Người có yêu cầu bổ sung hộ tịch điền thông tin vào tờ khai (theo mẫu), chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Bộ phận “tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính” – UBND cấp xã.

Bước 2: Cán bộ một cửa tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, đúng theo quy định thì viết phiếu hẹn trả kết quả cho công dân.

+ Trường hợp hồ sơ còn thiếu , không hợp lệ cần bổ sung thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm viết giấy hướng dẫn công dân bổ sung , hoàn thiện hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền của đơn vị mình thì hướng dẫn công dân tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận một cửa chuyển hồ sơ tới bộ phận chuyên môn giải quyết theo quy định.

Bước 4: Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa, bộ phận chuyên môn kiểm tra hồ sơ, giải quyết và chuyển  kết quả theo đúng thời gian quy định .

+ Trường hợp cần xác minh hoặc cần bổ sung hồ sơ, bộ phận chuyên môn có thông tin kịp thời cho bộ phận một cửa để thông báo hoặc hẹn lại thời gian trả kết quả (so với giấy hẹn – nếu cần thiết) cho công dân biết.

Bước 5: Sau khi nhận kết quả từ bộ phận chuyên môn, bộ phận một cửa vào sổ và trả kết quả cho công dân theo phiếu hẹn.

Cách thức thực hiện

Cách 1: Người có yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận 1 cửa – UBND cấp xã.

Cách 2: Trường hợp người có yêu cầu không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng ký hộ tịch nộp hồ sơ thì có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay.

Chú ý:

+ Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.

+ Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con , anh, chị,em ruột của người được ủy quyền thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ

Cách 3: Người có yêu cầu có thể gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.

Chú ý: Các giấy tờ trong hồ sơ phải là bản sao có chứng thực theo đúng quy định pháp luật.

Thành phần hồ sơ

Giấy tờ phải nộp:

1.  Tờ khai đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong Giấy khai sinh.
2. Bản chính Giấy khai sinh (để ghi chú nội dung sau khi bổ sung).
   1. Bản photo các giấy tờ cần thiết liên quan để làm căn cứ cho việc điều chỉnh (học bạ, Hộ khẩu, hồ sơ cán bộ, CMND.....,).
   2. Bản photocopy CMND + hộ khẩu  của người có yêu cầu.
   3. Bản chính Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho người khác).

Chú ý: Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, anh, chị em ruột của người ủy quyền thì Giấy ủy quyền được thay bằng Giấy khai sinh hoặc các giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ.

Giấy tờ phải xuất trình

1. Bản chính Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người có yêu cầu bổ sung hộ tịch (người đăng ký).

2. Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trũ của người có yêu cầu bổ sung hộ tịch.

Số lượng

01 bộ

Thời hạn giải quyết

-       Giải quyết ngay sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

-       Nếu hồ sơ nhận sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối tượng thực hiện

-  Người có yêu cầu bổ sung hộ tịch là công dân Việt Nam hiện đang cư trú trong nước.

- Công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài sau đó về nước cư trú.

Chú ý: Người nước ngoài hoặc người không quốc tịch dưới 14 tuổi cư trú ổn định lâu dài tại Việt nam mà đã đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ - CP

Cơ quan thực hiện

-    Cơ quan có thẩm quyền quyết định: UBND cấp xã

+ UBND cấp xã nơi người có yêu cầu đã đăng ký hộ tịch trước đây ( Sổ hộ tịch còn lưu tại UBND cấp xã).

+ Hoặc UBND cấp xã nơi người có yêu cầu đang cư trú đối với trường hợp đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

-              Cơ quan trực tiếp thực hiện : Cán Bộ Tư pháp – Hộ tịch

Kết quả thực hiện

- Giấy khai sinh và và Sổ đăng ký khai sinh đã ghi chú nội dung bổ sung.

- Trường hợp từ chối thực hiện, phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

Lệ phí

- Miễn lệ phí

Tên mẫu đơn, tờ khai

- Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính.

Yêu cầu, điều kiện

1. Việc bổ sung  hộ tịch được thực hiện đối với những nội dung chưa được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.
2. Việc bổ sung hộ tịch của người chưa thành niên hoặc đã thành niên nhưng mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ.

Căn cứ pháp lý

1. Nghị định 158/2005/NĐ - CP. ngày 25/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.

2. Nghị định số 06/2012/NĐ - CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.

3. Thông tư 01/2008/TT- BTP ngày 06/02/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ – CP.

4.Thông tư 08a/2010/TT – BTP ngày 25/3/201 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và  hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ , sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch.

5.Thông tư 05/2012/TT – BTP ngày 23/5/2012 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 08a/2010/TT – BTP ngày 25/3/201 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và  hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ , sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch.

6. Quyết định số 12/2009/QĐ – UBND ngày 09/01/2009 của UBND TP Hà Nội về việc thu lệ phí hộ tịch trên địa bàn Hà Nội.